Prototyp "allLab"

Durch den anfänglichen Austausch von Konzepten und Gedanken zum Wissensmanagement im Prüflabor wurde deutlich, daß das Werkstoffzentrum Rheinbach drei verschiedene Basisanforderungen zu bewältigen hat:

• Anforderungen an die Effizienz besonders bei den Standardabläufen im Labor,
• Anforderungen an die Verfolgung und Dokumentation von nicht routinisierten Entwicklungsarbeiten oder –projekten sowie
• Auftragsverfolgung und Unterstützung bei Kundenkontakten sowie deren Auswertung.

Ein informationstechnisch gestütztes Informationsmanagement wurde als eine wichtige Voraussetzung für das aufzubauende Wissensmanagement des Prüflabors identifiziert. Durch den Prototypen sollte zunächst die Kommunikation entlang der sowie auch über die Abläufe des Tagesgeschäfts unterstützt werden. Dadurch sollten auch die Möglichkeiten der einzelnen MitarbeiterInnen vergrößert werden gegenseitig Aufgaben zeitweise übernehmen zu können. Zusätzlich sollten dadurch oder durch weitere Maßnahmen Informationen gesammelt und erschließbar gemacht werden, die die Datenbasis für strategische Entscheidungen verbessern können, z.B. durch verbessertes Berichtswesen oder durch genaueres Feststellen von Stärken und Schwächen bei der Auftragsabwicklung oder der Kundenbetreuung. Dadurch könnten u.a. auch Qualifikations- und Weiterbildungsbedarfe genauer festgestellt oder Zeitgewinne für interne und inhaltlich wichtige Projekte erzielt werden.

So resultiert der Prototyp auch aus einer Kombination von Top-Down- und Bottom-Up-Vorgehensweisen:

• Welche übergeordneten Ziele in Hinblick auf das Wissensmanagement haben wir und welche Informationsbedarfe resultieren daraus? (Top-Down)
• Welche Abläufe können wir gut identifizieren und sollten unterstützt werden? (Bottom-Up)

Im Aufbau des Informationsmanagements geschieht bereits ein Stück Wissensmanagement, da hier gemeinsames Wissen über Strukturen und Abläufe durch ihre sprachliche bzw. informatorische Repräsentation erzeugt wird. Durch die zentrale Rolle des Auftrags im Konzept der Abläufe bzw. des Prototypen kann sowohl der wissenschaftliche Bereich als auch der kaufmännische Bereich leicht weiter ausdifferenziert werden (Alle Aufträge beinhalten sowohl Prüfungen als auch Zeiten und Kosten sowie selbstverständlich die Information über den Kunden). Dadurch soll auch ein gesamtheitliches bzw. gemeinsames und kundenorientiertes "Denken in Aufträgen" gefördert werden. Auch die internen Projekte können als Auftrag verstanden und verarbeitet werden.

Um auch "weiche Daten" bzw. beschreibende Informationen auf einer gemeinsamen begrifflichen Grundlage festhalten zu können sollen Begriffe, wo immer möglich, als Vorschlagsauswahl angeboten werden. Auch das starke Angebot von Anmerkungsfeldern steht in diesem Zusammenhang: Neben den sog. harten Fakten sollen auch möglichst viele Kontextinformationen gewonnen werden.

Als Ausgangspunkt für die Weiterentwicklung des Berichtswesens, der Informationssuche bzw. –gewinnung und für die Integration allgemeiner Fachinformationen in das Informationssystem ist das "Informationszentrum" gedacht.

Unsere Erfahrungen mit dem Prototypen sollen auch als eine Grundlage für Empfehlungen zur Softwareentwicklung für kleinere Labors dienen.