Kompensation von Wissensverlusten durch Ausscheiden von (erfahrenen) MitarbeiterInnen

Ein Erhebungs- und Planungsinstrument aus dem Projekt PERDUM des IUK-Instituts Dortmund von Barbara Weißbach

Dieses Instrument wurde in einem mittleren Maschinenbauunternehmen ca. 6 Monate vor Ausscheiden des Betriebsleiters mit gutem Erfolg eingesetzt. Aufwand: Interviews, 5-6 Sitzungen in verschiedenen Teamkonstellationen.

A.   Erhebung

1.     Befragung von Vorgesetzten, KollegInnen und MitarbeiterInnen

§        Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten assoziieren sie mit der ausscheidenden Person?

§        Durch welches Wissen hat die ausscheidende Person besonders zum Erfolg der Abteilung / des Unternehmens beigetragen?

§        Was haben sie von ihr gelernt / „abgeschaut“?

§        Was weiß und kann diese Person, was andere nicht wissen bzw. können? Was macht ihre Kernkompetenz und den Unterschied zum Wissen anderer aus?

§        Was – vermuten die befragten Personen – könnte passieren, nachdem die ausscheidende Person

-         2 Wochen

-         3 Monate

-         1 Jahr das Unternehmen verlassen hat?

2.     Befragung der ausscheidenden Person

§        Erfassung des Tätigkeitsspektrums

§        Wie beschreibt die Person ihr Wissen? Wodurch werden die Kompetenzen deutlich?

-         Besonderheiten der eigenen Berufs- und Bildungsbiographie

-         Wahrnehmung der eigenen Aktivitäten im Tagesgeschäft des Unternehmens (z.B.: Auftragsdurchlauf)

-         Wahrnehmung der eigenen Rolle bei Projektsitzungen, Fehlerbesprechungen

-         Wahrnehmung der Differenzen zur Vorgehensweise anderer – beispielsweise unterstellter Mitarbeiter

-         Wahrnehmung der eigenen Rolle gegenüber Außenkontakten (Kunden, Zulieferern usw.)

§        Was wurde von diesem Wissen bereits dokumentiert?

§        Was sind aus Sicht der ausscheidenden Person typische kritische Situationen, in denen bestimmte Faktoren so zusammenspielen, dass ein Auftrag / Prozess aus dem Ruder zu laufen droht? Und mit welchen Maßnahmen begegnet die ausscheidende Person diesen Situationen?

§        Welche ihrer Erfahrungen / ihres Wissens betrachtet die ausscheidende Person als besonders erfolgskritisch für das Funktionieren der Prozesse?

§        Wenn die Person bisher einmal längere Zeit krank oder in Urlaub war: Läuft der Betrieb relativ normal weiter, oder wird er nur mit Mühe aufrecht erhalten? In welchen Bereichen? Welches Know-how fehlt dann besonders?

§        Welche sind die drei wichtigsten Botschaften, die die Person ihren KollegInnen, Vorgesetzten, MitarbeiterInnen beim Ausscheiden mitgeben möchte?

§        In welcher Form kann die Person in Ausnahmefällen oder z.B. in Form von Beraterverträgen für die Erstellung einer Dokumentation der Organisation erhalten bleiben?

3.     Organisation des Wissenstransfers im Rahmen von Übergabe-Meetings

§        Erstellung einer Prioritätsliste für schriftlich zu dokumentierendes Wissen

§        Gemeinsame Diskussion der Informationen und Botschaften aus Punkt 2 durch die wichtigsten betroffenen Akteure: Deutung, Planung, ggfs. Entscheidungen über Maßnahmen

§        Gemeinsame Fallbesprechungen bestimmter antizipierbarer kritischer Situationen des Arbeitsalltags:

-         Konstruktion der Fälle

-         Lösungs-Szenario der verbleibenden Person(en)

-         Lösungs-Szenario der ausscheidenden Person

-         Gibt es Unterschiede? Wie werden die Qualitäten der Lösungen bewertet?

4.     Auswertung der Gesamtaktion „Wissenstransfer“

§        Zu welchen Schlüssen sind die Betroffenen gekommen?

§        Welche Personalentwicklungsmaßnahmen resultieren daraus?

§        Welche anderen Maßnahmen?